Почему Corteos полезен для вашей компании

Введение

В условиях экономической ситуации 2020 года, когда предстоит постепенный выход из режима ограничений и постепенной разморозке деловой активности руководителю агентства предстоит принимать решения о возвращении сотрудников на рабочие места, балансировать между возвращением прежних объемов заработной платы и поступающих доходов от возобновляемой деятельности - процесс этот весьма сложен и болезнен, а последствия непредсказуемы в силу существенной неопределенности.

В таких условиях как нельзя кстати оказывается система Кортеос, которая имеет множество очевидных преимуществ, которые должны давать однозначный повод перераспределить фокус внимания руководителя агентства именно на этот инструмент в противовес привычным методикам работы, обратному наращиванию штатной численности сотрудников и прочим инструментам докризисной эпохи.

Пандемия COVID-19 в 2020 году очевиднейшим образом оголила те пробелы и несовершенства многих моделей управления бизнесом в деловом туризме, что теперь самое время перестраиваться и внедрять решения, защищающие от подобных явлений.
Немного подробнее с идеями Corteos можно ознакомиться в этом материале на портале наших партнеров из Ассоциации Бизнес Туризма.

Также мы предлагаем рассмотреть возможность распределенного использования агентского труда путем сосредоточения агентов в рамках одного центра компетенций.

Обо все по порядку.

Ниже рассмотрим основные преимущества работы с Кортеос, как с онлайн-системой и как юридическим лицом в противовес работы с сотрудниками-агентами, как с физическими лицами и как элементами штатной структуры компании-агентства, а также какие дополнительные преимущества дает использование системы Кортеос в работе агентства и как с помощью системы можно сэкономить значительные средства компании (а, соответственно, заработать).

Идея распределенного использования труда агентов с использованием центра компетентных агентов.

Основной сложностью кризисного времени и периода выхода из режима ограничительных мер и начальных этапов стабизизации ситуации является наличие большого количества персонала, агентов, которые из-за отсутствия фактической работы были отправлены в отпуска, отпуска за свой счет, подверглись сокращению заработной платы и прочим ограничительным мерам. В последствии все эти сотрудники будут претендовать на возвращение к штатному режиму работы, что повлечет для работодателя множество как финансовых так и юридических обременений, ведь предстоит заново платить этим сотрудникам оклад или же поддерживать сложные KPI для поддержания должного уровня заинтересованности. Каждый сотрудник захочет вернуться к прежнему уровню доходов, а в случае чего работники обратятся в суд или иные инстанции с требованиями о защите собственных прав - все эти проблемы лягут на плече руководителей и владельцев агентств.
Ниже предлагается последовательность шагов, которая призвана избавить руководство агентства от подобных проблем и перевести работу агентства в более предсказуемый и независящий от штатных агентов формат.

 

Основные идеи и этапы:

  • Перевод процессов в онлайн для обеспечения экономии на ФОТ.

  • Создание центра компетентных агентов (ЦКА), обрабатывающих заявки используя Кортеос. Вывод собственных агентов из штата.

  • Передача собственных заявок в центр компетентных агентов с потранзакционной оплатой за заявки.

  • Увеличение количества необходимых агентов по мере роста количества заявок.

  • Принятие решения о возвращении агентов обратно в штат или продолжение работы с центром компетентных агентов.

Таким образом предлагается перевести клиентов на работу в онлайн системе - даже в части офлайн заявок - клиенты могут направлять свои запросы с использованием формы Заказов в свободной форме, а обработку таких заявок предлагается поручить не собственным агентам, а выделенным в отдельную структуру на базе Кортеос - Центру компетентных агентов (ЦКА).

Агентство может вывести агентов из своего штата и перевести в ЦКА для последующей работы в этой структуре - заработную плату агенту при этом будет оплачивать именно структура ЦКА, а не агентство.
При приеме в ЦКА агент будет в обязательном порядке проходить тестирование на уровень профессиональных компетенций и, если уровень будет достаточным, то такой агент будет принят в ЦКА, если нет, то не будет принят.

Агентство может использовать имеющихся в ЦКА агентов для обработки собственных заявок, поступающих через систему Кортеос от клиентов.

Оплата труда агентов происходит потранзакционно и избавляет от обязанности платить агенту оклад - сколько было обработано заявок, столько денег и заплатили за работу агента. Расчет производится через Кортеос как через посредника.

Последовательность действий:

  1. Агентству необходимо перевести максимум процессов в онлайн систему Кортеос, так как она будет являться связующим звеном между клиентами, направляющими свои заявки с использованием системы, и группой распределенных агентов, обрабатывающими такие заявки.

  2. Вывести из штата агентов - часть или все агенты должны быть выведены из штата.

  3. Выведенные из штата агенты направляются на вступительное тестирование для перевода в ЦКА, если агент справляется с тестированием, то он принимается на работу в ЦКА и может рассчитывать на получение заявок для последующей обработки, если не справляется, то такой агент не принимается в ЦКА.

  4. Агентство среди доступных в ЦКА агентов распределяет свой поток входящих заявок от собственных клиентов, направляющих заявки посредством онлайн системы Кортеос, а агенты из ЦКА начинают обрабатывать такие заявки от лица агентства.

  5. По результатам отчетного периода делается выверка обработанных агентом ЦКА заявок в Кортеос и на основании этого количества выставляется счет от Кортеос на оплату услуг агентов ЦКА. Счет оплачивается агентством в Кортеос.

  6. В момент, когда руководитель агентства захочет вернуться к прежней схеме работы, то буждет возможность обратного приема в штат агента, работавшего временно в ЦКА. Также агентство может продолжить работу с использованием агентов из ЦКА.

Вывод:

Для экономии средств на ФОТ в период низкого спроса, восстановления бизнес-активности и для избавления от рисков, связанных с обязательствами перед сотрудниками, имеет смысл воспользоваться идеей распределенного использования агентов, когда оплачивается лишь фактическая работа агента и бремя отношений с агентом не ложится непосредственно на агентство, а этим занимается специальная структура ЦКА - Центр Компетентных Агентов.
В сочетании с переводом всех операционных процессов агентства, включая отправку заявок клиентами, в онлайн-систему Кортеос, использование распределенных агентов для обработки таких заявок позволяет агентству экономить значительные средства на фонде оплаты труда и избавляться от многих правовых рисков.

 

 

Ниже представлены дополнительные преимущества использования системы Кортеос в операционной деятельности агентства, а также обозначены точки экономии и сокращения собственных издержек.

1. Договорные отношения с Кортеос выгоднее договорных отношений с сотрудником.

“Наши сотрудники очень дороги нам, у нас классный коллектив, семья, мы ничего не хотим менять и никаких ротаций делать нам не нужно.”

  • В современных реалиях вопрос отношений с кадрами стоит достаточно остро, а глобальная пандемия COVID-19 в 2020 г. и вовсе вывела эти вопросы на передний план: Сокращать или увольнять? Как платить зарплату? А если пойдут в суд? Как перевести на неполный день? Что значит выходные с сохранением зарплаты? и т.д. и т.п.

  • Сотрудники могут иметь плохую мотивацию, работать “спустя рукава”, “отсиживать” рабочее время и иметь весьма спорную эффективность в работе, ждать день зарплаты и не быть заинтересованными в росте бизнеса, ведь отношение у наемного персонала к работе “на дядю” зачастую именно таково.

  • Огромная ответственность и риски ложатся на работодателя в части трудовых отношений с персоналом, огромное количество формальностей и проволочек, нужно платить налоги и отчисления в фонды, нужно платить больничные и оплачивать отпуска в том числе и декретные - огромная нагрузка на бизнес, которая порождает еще и необходимость наличия обслуживающего этот сектор сотрудников (HR, бухгалтерия). А еще сотрудники могут жаловаться в разные проверяющие органы, судиться, если их что-то не устраивает, мигрировать к конкурентам и уносить часть бизнеса с собой, да и риски для руководителя в части трудового законодательства весьма серьезные - вплоть до уголовного наказания за некоторые нарушения.

  1. С другой стороны мы имеем прозрачный и предсказуемый контракт с Кортеос, в котором четко определены зоны ответственности, права и обязанности - контракт всего один и для его администрирования не нужно содержать еще целый отдел.

  2. По такому договору руководителю не нужно платить лишних налогов, не нужно оплачивать отпуск и больничный - обязательства выполняются непрерывно. Отношения строятся на взаимной выгоде и априори не могут расцениваться как угроза или риск, любые споры, если они вдруг возникают, решаются в Арбитраже, а это совсем другая юрисдикция с несопоставимыми рисками для руководителя.

  3. В отношениях с Кортеос прослеживается основная линия - обе стороны заинтересованы в развитии, в увеличении объемов, в росте и масштабировании, поэтому для этого создаются все условия в этом партнерстве.

2. Кортеос позволяет поднимать эффективность работы, а также скорость выполнения задач за счет автоматизации.

“У нас все и так автоматизировано - каждый менеджер вечером заносит вручную все заявки в мидофис, а еще у нас там есть интеграции с некоторыми поставщиками.”

“А что можно сделать так, чтобы само все создавалось? И даже счета сами будут выгружаться?”

  • Эффективность работы любого сотрудника также во многом определяется условиями его работы в том числе и технологической составляющей, например мидофисных решений для работы с заявками клиентов. Даже наличие таких инструментов в компании не гарантирует высокую эффективность.

  • При ручной обработке данных неизбежно вступает в дело пресловутый человеческий фактор - ошибки при заполнении данных, неверно подтянули контрагента. не на то юр.лицо, забыли указать центр затрат и т.д. Впоследствии с этими ошибками приходится работать бухгалтерам, которые отправляют сводные реестры клиентам и вынуждены править ошибки своих коллег или ждать исправления от них: клиент нервничает, возможно даже из-за этого происходит отсрочка платежей, так как документы предоставлены не вовремя или содержат ошибки.

  • Чтобы занести все данные по всем транзакциям проведенным за рабочий день, проверить их, соотнести и заполнить все данные у сотрудника уходит до 30% рабочего времени, которое он тратит на сопутствующий процесс, а не на процесс приносящий доход. Малоэффективный подход.

  1. В противовес мы имеем систему, работа в которой позволяет устранить все негативные факторы ручной обработки данных. Интеграция Кортеос с мидофисным решением позволяет полностью автоматически заносить всю необходимую информацию об оформленной транзакции соблюдая все правила и особенности для каждого клиента при этом неважно, кто оформлял услуг сам клиент в системе или сотрудник агентства - такая интеграция делается единожды и на года.

  2. Скорость выполнения задач при работе в системе Кортеос за счет отсутствия необходимости последующей ручной обработки транзакций повышается на величину до 30% от рабочего времени сотрудника и в сэкономленное время сотрудник занимается непосредственными своими обязанностями и приносит прибыль компании и не сосредотачивается на том, как правильно провести все в мидофисе.

  3. Руководитель получает решение, которое позволяет избежать возможных накладок в силу человеческого фактора, а также получает экономию на ФОТ, за счет более эффективного расходования рабочего времени сотрудниками.

3. Кортеос позволяет сократить издержки на ФОТ за счет перераспределения потоков офлайн заявок и оптимизации работы.

“У нас отличные авиакассиры, которые могут выписывать самые сложные маршруты в трех GDS и такие варианты, как находят они, не найдет ни одна система.”

  • Все менеджеры/каассиры/операторы в агентстве работают на собственном выделенном месте, на котором устанавливаются пульты систем бронирования, 1С, кабинеты поставщиков и прочие сопутствующие инструменты. Все это порождает огромные временные потери и снижение общей эффективности в силу постоянного переключения между инструментами, проверкой одного и того же варианта в разных источниках и прочие процессуальные накладки.

  • Добрая половина всех поступающих заявок от клиентов представляет из себя предсказуемые простые направления, для оформления которых не требуется специфических навыков или умений в обращении с системами бронирования.

 

  • В современных реалиях более того - пассажиры сами уже знают конкретный рейс или отель, которые им необходимы и в первоначальном запросе уже их указывают, что вовсе избавляет сотрудника агентства прикладывать какие-либо усилия по коммуникации с клиентом или сложным поискам.

  • Таким образом обработкой рутинных, однообразных задач на всех уровнях занимаются квалифицированные сотрудники с высокой заработной платой, которые зачастую добрую часть времени занимаются монотонным оформлением простых заказов, поступающих по офлайн каналам, или же вовсе обрабатывают готовые запросы от клиента, что также не требует от сотрудника каких-то особых навыков.

  1. С другой стороны мы имеем систему, в которой реализовано все для комфортной работы сотрудника в режиме “одного окна” - подключены все необходимые для работы системы по разным типам услуг: отельные поставщики, авиационные системы, ЖД провайдеры и прочие сопутствующие услуги. Сотруднику не нужно постоянно переключаться между необъятным количеством экранов и вкладок - все делается в одном месте.

  2. Для работы с системой нет необходимости приобретать колоссальный опыт или множество специфических навыков, что позволяет привлекать к такой работе сотрудников с меньшими зарплатными ожиданиями и квалификацией, а встроенные функции системы представляют из себя удобный функционал для работы сотрудника агентства. Такое решение позволит руководителю в условиях жестких финансовых ограничений провести перераспределение ресурсов и сократить издержки на Фонд Оплаты Труда.

  3. Рутинные заявки с простыми маршрутами, коих половина от общего числа, нужно доверить операторам, работающим в Кортеос, а сложные заявки оставить на откуп супервайзерам, которые, безусловно, должны быть в компании, но им также ничто не мешает использовать Кортеос, как один из инструментов.

  4. Реструктуризация работы компании путем выделения части сотрудников, работающих в Кортеос, в комбинации с супервайзерами, обеспечивающими распределение потока входящих заявок и обрабатывающими сложные заявки, позволит руководителю получить экономию денежных средств на ФОТ до 20%.

  5. Также такое решение незаменимо в современных реалиях, когда все актуальнее становится режим удаленной работы, а Кортеос как нельзя кстати подходит под такой режим. так как для работы в системе достаточно только иметь ноутбук с доступом в интернет, что в свою очередь позволит руководителю также экономить на некоторых сопутствующих расходах, например на аренду помещений, а также на сокращении оплачиваемых пультов GDS и лицензий 1С.

4. Кортеос позволяет сократить бюджеты на ФОТ за счет возможности оформления неограниченного количества транзакций в противовес ограниченным возможностям человека.

“У нас прозрачный KPI для сотрудников и они заинтересованы в выполнении плана для получения премий.”

  • Физические возможности любого человека ограничены и как бы он не хотел сделать больше работы или обработать больше заявок - он не сможет прыгнуть выше головы, у всех есть свой предел, пусть у всех он и разный, но объективная реальность такова, что один сотрудник редко когда в состоянии выполнить более 50 транзакций в день.

  • Рост компании, привлечение новых клиентов неизбежно приводят к увеличению количества обрабатываемых заявок и руководителю не остается ничего другого как “раздувать” штат и нанимать новых сотрудников, что в свою очередь приводит к росту сопуствующих издержек - сотрудникам нужен офис побольше (арендная плата выше), новые пульты GDS нужно, да и вообще есть риск разростись и потерять преимущества МСП - только за счет штатной численности компании.

  • Рост числа сотрудников операционных отделов ведет к необходимости в прочих сотрудниках и начинает разростаться штат HR отдела, бухгалтерии и прочих, что также для руководителя означает рост издержек в виде сотрудников, которые не приносят прибыль.

  1. В противоположность этому мы имеем инструмент Кортеос, позволяющий проводить через него неограниченное количество транзакций: тысячу, две, три - сколько угодно.

  2. Стоимость владения Кортеос для агентства и руководителя сопоставима с зарплатой одного операционного сотрудника. Много ли операционных сотрудников готовы похвастаться схожей производительностью? Очевидно, что Кортеос в этом случае на несколько порядков более эффективное решение нежели рядовой сотрудник операционного отдела.

  3. Автоматизация клиентских процессов, когда вмешательство сотрудников агентства необходимо только для обеспечения процессов постобслуживания или поддержки пользователей, обеспечивает автономность осуществления заказов клиента и дате руководителю существенную экономию на ФОТ за счет выполнения этих заказов не несколькими людьми (а иногда и десятками людей), а автоматизированной системой.

5. Кортеос дает возможность получать сопутствующую экспертизу рынка для последующего применения на собственные процессы и задачи.

“Мы 50 лет на рынке и отлично разбираемся во всех процессах.”

  • Компетенции компании обуславливаются компетенциями работающих в ней сотрудников, а иметь много очень компетентных сотрудников очень дорого для руководителя, так как такие сотрудники стоят сильно дороже. Даже временное привлечение консультантов из специализированных компаний влечет за собой издержки на оплату их труда, а эффективность их работы может оставлять лучшего, так как у них нет прямой заинтересованности.

  • В силу того, что специализируясь на каких-то конкретных бизнес-процессах невозможно быть экспертом во всех процессах и даже если у компании солидная экспертиза в тревел составляющей, то неизменно прочих сферах, например в технологиях, будет пробел.

  • Эффективность участия в тендерах многих крупных компаний со сложными технологическими требованиями, участие в переговорах с клиентами, обсуждающими различные интеграционные решения и прочие сложные ситуации напрямую выявляют уровень компетенций в компании и зачастую низкий уровень может служить поводом для выбора клиентом другого поставщика, что прямым образом сказывается и на доходности компании и положении руководителя.

  1. В Кортеос же трудятся специалисты высокого уровня с опытом работы и на стороне агентства и в IT-компании, что обеспечивает глубочайшее понимание процессов делового туризма в синергии технологий и операционной деятельности. Готовность делиться этими знаниями в процессе совместной работы за счет слаженной работы и правильно выстроенных отношений с Кортеос - залог успеха для руководителя агентства и всего коллектива компании.

  2. Сотрудники Кортеос готовы предлагать наиболее приемлемые и оптимальные решения задач, стоящих перед агентством в части выполнения клиентских требования и автоматизации бизнес-процессов самого агентства за справедливые и доступные вознаграждения.

  3. Возможность участия сотрудников Кортеос в клиентских имплементационных проектах “под ключ” - залог успеха такого процесса для руководителя агентства и отсутствие сомнений в порядочности исполнителя, ведь Кортеос также заинтересован в запуске клиента для работы в системе.

  4. Экспертиза, собираемая Кортеос со всего рынка, а также многочисленные проекты с различными компаниями позволяют Кортеос смотреть гораздо шире и видеть цельную картину происходящего на рынке и применять лучшие практики в решениях поставленных задач своих партнеров, что позволяет руководителю агентства экономить деньги на сомнительных консультациях и непроверенных поставщиках “революционных” решений.

6. Кортеос имеет предсказуемую стоимость владения на долгосрочную перспективу.

“Сколько-сколько? Мы свою систему сделаем и она нам ничего не будет стоить.”

“А вот у других 50 рублей за тарнзакцию - так дешевле получается.”

  • Владение тем или иным решением непрерывно связано со стоимостью такого решения и зачастую под иллюзорными сиюминутными выгодами скрывается “денежный пылесос”, который в дальнейшем будет опустошать бюджет компании и удручать руководителя и собственников.

  • Непредсказуемые по стоимости решения, когда сегодня оно стоит компании несколько тысяч в месяц, а через год уже несколько миллионов в месяц - тут невольно вспомнится та мимолетная радость, с которой подписывался контракт с таким поставщиком, и взгрустнется при оплате очередного счета, так как процессы уже “вкручены” и остановить их уже очень тяжело, а по счетам приходится платить регулярно.

  • Опыт показывает, что желание поэксперементировать возникает у многих руководителей агентств и даже затеваются какие-то проекты по созданию собственных решений, но многие из них так и не доводятся до ума, требуют солиднейших инвестиций, компания тратит деньги, чтобы получить аналог того, что уже есть.

  1. В противоположность непредсказуемости стоимости владения системами Кортеос имеет совершенно прозрачную ценовую политику и руководитель агентства будет иметь четкое представление, сколько ему будет обходиться решение на нужном временном отрезке.

  2. Наращивание объемов проводимых через Кортеос транзакций напротив удешевляет стоимость каждой, а не способствует бесконечному росту величины оплаты.

  3. Не утихающие споры на рынке относительно того делать свой инструмент или использовать готовое решение будут иметь место быть, так как для тех компаний, которые когда-то в незапамятные времена уже вложились в такую разработку и теперь просто вынужденны жить с ней, Кортеос же предостерегает от подобных рискованных шагов с непредсказуемым эффектом и предлагает готовое решение с быстрым выходом в продуктовую работу.

  4. Ценовая модель Кортеос строится по принципу лоукоста - когда на дешевую основу нанизываются необходимые сервисы, приводящие к постепенному усложнению и удорожанию решения, что дает опять же понятное ценообразование в отличии от решений, где весь функционал включен в стоимость и приходится платить даже за то, чем не пользуешься. Для руководителя агентства эти особенности являются очень важным фактором для успешного финансового планирования и обеспечения эффективной работы потраченных денег.