"Настраиваемые командировочные документы" (ModTripDocuments)

Этот МОД позволяет автоматически формировать командировочные документы в формате DOCX и PDF. С помощью МОДа можно добавить и настроить любые документы, которые требуются для отчётности по поездке для организации.

Кому будет полезен этот МОД

Он будет полезен клиентам, желающим формировать командировочные документы для ведения отчетности по поездкам.

Подключение МОДа

Для подключения МОДа необходимо перейти в раздел “Расширения” и выбрать раздел “Marketplace”

Настройка МОДа

Для настройки надо пройти в меню "Настройки –> Командировочные документы": 

На странице будет доступен функционал добавления командировочных документов для каждого юридического лица в вашей компании или отразятся все шаблоны командировочных документов вашей компании, если они были добавлены ранее: 

Создание/редактирование шаблона командировочных документов

Для создания нового шаблона нужно нажать на «Добавить» в правом верхнем углу:

Откроется страница создания нового шаблона: 

Здесь следует:

• указать название шаблона на русском языке и латиницей;

• выбрать организацию, для которой будет применятся создаваемый шаблон;

• загрузить свой шаблон документа или скачать нейтральный шаблон для его редактирования и дальнейшей загрузки: 

• Выбрать, в каком формате будут выгружаться документы (по умолчанию - DOCX; если требуется формат PDF - следует поставить чекбокс):

• Можно настроить зависимость показа сформированного командировочного документа в зависимости от наличия в командировке Структурного или Бюджетного кода или их комбинации.

• Можно настроить прикрепление сформированного документа в письма с указанными темами. Необходимо написать фразу, содержащуюся в заголовке целевого письма.
  
  

  в приведенном примере документ “Приказ” будет добавляться во все письма с заголовком, содержащим фразу “запрошена авторизация” - т.е. во все запросы на авторизацию, получаемые авторизующими лицами.

• Можно настроить доступность документа для определенных статусов командировок.

В приведенном примере документ “Авансовый отчет” будет сформирован только в командировках со статусом: Идет авторизация, Чистовик, На исполнении и Завершена.

Редактирование загружаемого шаблона

1. Выделим нужную область, в которую будут подставляться значения из командировки, а также структурные и бюджетные коды, которые будут заполнять пользователи в командировке;

2. Далее нажимаем на первую иконку "Aa" (делая тем самым метку, что это будет элемент управления "Форматированный текст");

3. Нажимаем на кнопку "Свойства". Откроется диалоговое окно, где нужно заполнить:

4. название элемента и тег одинаковыми данными.

5. Нажимаем «ОК».

Для этого необходимо выделить всю таблицу и указать тег для неё, а после задать теги в каждом столбце. В таблице, как и по всему документу, можно указывать не только предопределённые теги, но и теги, соответствующие названиям бюджетных и структурных справочников:

Мы создали метку (теги) в документе, вместо которых будут подставляться данные из командировки.

После того, как все теги расставлены, сохраняем документ и загружаем в редактируемый шаблон в административном интерфейсе. Нажимаем "Сохранить" ниже: 

На этом настройка завершается.

Работа с МОДом

Скачивание командировочных документов

После того, как командировка будет авторизована (если у агента включена авторизация) и перейдет в статус "Чистовик" или "К исполнению", на странице командировки появится блок для скачивания командировочных документов для каждого пассажира: 

По щелчку на ссылку с названием шаблона можно скачать заполненный шаблон командировочных документов.

Предопределенные теги

Для некоторых предопределенных тегов при необходимости использования необходимо создать справочник (с идентичным названием, как в списке) в системе с нужным набором кодов. В списке они отмечены как «Берётся из справочника кодов».
То есть, если необходимо, чтобы в документ попадала, например, должность пассажира - создается справочник с названием “Job”:

Теги для справочника “Коды”:

• Department – департамент пассажира (берётся из справочника кодов);

• Job – должность пассажира (берётся из справочника кодов);

• Reason – причина командировки (берётся из справочника кодов).

Если же у Вас есть аналогичный собственный справочник со своим вариантом названия справочника (например, “Должность”) – можно использовать его с добавлением префикса “SimpleCode”.

Теги для “Командировки”:

• Organization – организация-плательщик;

• DateStart – дата начала командировки в формате dd.mm.yyyy;

• DayStart – день начала командировки в формате dd;

• MonthStart – месяц начала командировки в формате mm;

• MonthStringStart – месяц начала командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• YearStart – год начала командировки в формате yy;

• DateStartWithoutPersonalDays – дата начала командировки минус личные дни (если выпадает на начало командировки). Формат dd.mm.yyyy. Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

• StartDatesWeekends – перечисление выходных дней в начале командировки (если попадают) Формат dd.mm.yyyy через запятую. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• Date – дата окончания командировки в формате dd.mm.yyyy;

• Day – день окончания командировки в формате dd;

• Month – месяц окончания командировки в формате mm;

• MonthString – месяц окончания командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• Year – год окончания командировки в формате yy;

• DateEndWithoutPersonalDays – дата окончания командировки минус личные дни (если выпадает на конец командировки). Формат dd.mm.yyyy. Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

• FinishDatesWeekends – перечисление выходных дней в конце командировки (если попадают) Формат dd.mm.yyyy через запятую. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• DateIssue – минус один рабочий день до начала командировки. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• DateFinish – дата окончания командировки +1 рабочий день. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• DateFinishThreeDays – дата окончания командировки +3 рабочих дня. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• TotalDay – количество дней командировки (число);

• TotalDayWithoutPersonalDays – количество дней в командировке минус личные дни (целое число). Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

• Location – место назначения;

• Fio – фамилия пассажира с инициалами;

• FullName – фамилия, имя, отчество (при его наличии) пассажира полностью;

• FullNameOwner – фамилия, имя, отчество (при его наличии) инициатора командировки

• TotalPrice – стоимость командировки;

• TransportPrice – стоимость всех транспортных (авиа, жд, аэроэкспресс, трансферы) услуг в командировке

• HotelPrice – стоимость всех гостиничных услуг в командировке

• TotalPriceAdvance – стоимость командировки (используется в таблице AdvanceTable);

• TotalPriceAdvanceExpense – стоимость авансового отчета на момент старта командировки

• TotalExtraAdvance - стоимость авансового отчета для таблицы ExtraAdvanceTable

• CustomTotal – сумма TransportPrice и TotalPriceAdvanceExpense

• PlusDifference – остаток, положительная разница между TotalPriceAdvance и TotalPriceAdvanceExpense

• MinusDifference – перерасход, отрицательная разница между TotalPriceAdvance и TotalPriceAdvanceExpense

• TotalPriceString – стоимость командировки строкой (Двести тридцать рублей 00 копеек);

• RubNumber – стоимость, только рубли;

• KopNumber – стоимость, только копейки;

• CreationDate – дата создания командировки;

• DateNow – сегодняшняя дата;

• DocNumber – документ (паспорт) пакса;

• id_ComplexReserve – номер командировки;

• PassengerOrderNumber – Номер командировки с префиксом по пассажиру. Если в командировке один пассажир, то номер будет номер вида 123456789-1, если два пассажира, то у второго номер будет 123456789-2 и т.д.

• Name – имя командировки;

• ModBtripAdvanceReports_PersonalDays — персональные дни в рамках контейнера командировки (заполняется, если активирован МОД "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports) и выбраны личные дни).

• ModComplexReserveContainer_Weekends — выходные дни (суббота и воскресенье) в рамках контейнера командировки (заполняется, если активирован МОД "Первичный контейнер командировки” (ModComplexReserveContainer)).

Заполняется, если активирован МОД "Первичный контейнер командировки” (ModComplexReserveContainer)):

• ModComplexReserveContainer_Location – место назначения для расчета аванса;

• ModComplexReserveContainer_DayStart – день начала командировки в формате dd;

• ModComplexReserveContainer_MonthStart– месяц начала командировки в формате mm;

• ModComplexReserveContainer_MonthStringStart – месяц начала командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• ModComplexReserveContainer_YearStart – год начала командировки в формате yy;

• ModComplexReserveContainer_Day – день окончания командировки в формате dd;

• ModComplexReserveContainer_Month – месяц окончания командировки в формате mm;

• ModComplexReserveContainer_MonthString – месяц окончания командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• ModComplexReserveContainer_Year – год окончания командировки в формате yy (заполняется, если активирован;

• ModComplexAuth_FirstSignerJob - должность первого авторизатора (берётся из справочника кодов с латинским названием “Job”) (Release 13.04.2021)

Таблицы для командировочных документов

AdvanceTable – таблица документа “Авансовый отчёт”:

• Num – номер по порядку;

• DateStartAdvance – начало заказа;

• LocatorOrTicketNumber – бронь или номер билета;

• DocRoute – маршрут (заголовок заказа);

• PriceAdvance – стоимость заказа.

ExtraAdvanceTable – таблица документа “Авансовый отчёт”, не содержит заказ гостиниц, штрафы за возврат, и трансферы

• NumGeneral – номер строки;

• DateComplete – дата выполнения заказа;

• Price – стоимость;

• LocatorOrTicketNumber – локатор или подтверждающий заказ;

• DocRoute – заголовок заказа

AdvanceExpenseTable - таблица документа “Авансовый отчёт” с группировкой расходов

• Num – номер строки;

• Type – тип расхода;

• Comment – комментарий;

• Count – количеcтво;

• Price – стоимость;

• Number – номер документа.

ServiceAssignment – таблица документа “Служебное задание”:

• CodeDepartmentService – департамент пассажира (берётся из справочника кодов);

• JobService – должность пассажира (берётся из справочника кодов);

• LocationService – место назначения (страна, город);

• OrganizationService – организация назначения;

• DateStartService – дата начала командировки;

• DateEndService – дата окончания командировки;

• TotalDayService – всего дней в командировке (число);

• TotalDayService2 – дней в командировке, не считая времени в пути (число);

• OrganizationPayer – организация-плательщик;

• CodeReasonService – основание для командировки – (берётся из справочника кодов).

TransportTable – таблица для услуг “Авиа” и “ЖД”:

• Num – номер строки;

• DateStartAdvance – дата начала поездки;

• TimeStartAdvance – время начала поездки;

• DateEndAdvance – дата завершения поездки;

• TimeEndAdvance – время завершения поездки;

• PlaceStartAdvance – место начала поездки;

• PlaceEndAdvance – место завершения поездки;

• LocatorOrTicketNumber – номер билета или брони;

• DocRoute – наименование заказа;

• ServiceClass – класс обслуживания;

• PriceAdvance – цена на одного пассажира;

• SimpleCode{ReserveCode} – коды всех кодов заказа, где ReserveCode – конкретный код.

TransportRouteTable - таблица направления командировки (маршрута) для услуг “Авиа”, “ЖД”, “Аэроэкспресс“, “Трансферы“

• Direction – направление, может быть «В командировку» и «Из командировки»;

• Num – номер относительно маршрута;

• NumGeneral – номер строки;

• AirportStartAdvance – аэропорт отправления;

• AirportEndAdvance - аэропорт прибытия;

• Type - тип заказа;

• RoutePriceAdvance - стоимость на одного пассажира для каждого направления.

Все остальные теги этой таблицы, TransportRouteTable, аналогичны предыдущей TransportTable за исключением того, что в TransportRouteTable нет тегов кодов заказа. В TransportRouteTable каждый заказ, если в нем больше одного сегмента поездки, разбивается на 2 строчки – В и ИЗ командировки.

HotelTable

• Type - тип заказа;

• Nights - ночи;

• PriceNights - стоимость за ночь;

• HotelName - название отеля;

• HotelCity - город отеля;

• CheckInTime - время заезда (Release 30.03.2021);

• CheckOutTime - время выезда (Release 30.03.2021);

Все остальные теги этой таблицы, HotelTable полностью аналогичны тегам TransportTable.

ModTripPlan_TripPlan - таблица для событий плана командировок:

• EventStartDate – дата и время начала события командировки;

• EventEndDate – дата и время окончания события командировки;

• Name – имя события командировки;

• Description – описание события командировки;

• HotelName – название отеля. Формат: Отель в г. (город) (название отеля);

• DepartureTransport – отправление. Форматы:

  • Самолет (авиакомпания) (рейс) отправление в (дата вылета и время);

  • Поезд № (номер поезда) отправление в (дата и местное время).

• ReturnTransport – обратный рейс. Форматы:

  • Самолет (авиакомпания) (рейс) отправление в (дата вылета и время);

  • Поезд № (Номер поезда) отправление в (дата и местное время).

ComplexAuthTable - таблица для мода Авторизация командировок

• LevelAuth – уровень авторизации

• RequiredSignerFullName – ФИО авторизующего лица

• RequiredSignerEmail – почта авторизующего лица

• AuthorizationStart – время и дата запуска авторизации

• AuthorizationTimeLimit – таймлимит авторизации

• AuthorizationTime – время и дата авторизации

• CommentAuth – комментарий

Замена тегов командировочных документов

Чтобы заменить стандартные теги на конкретные значения в зависимости от кодов, необходимо перейти в настройку “Замена тегов командировочных документов“

Добавить необходимую настройку, выбрав необходимый тег, значение и зависимость от кода

Если командировка содержит указанные коды, то значение тега заменится из настроек, если нет - применится стандартное значение