"B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

МОД предоставляет возможность гибко настроить правила формирования величины суточных и создавать заказы с типом “Аванс под отчет”, в которых происходит начисление суточных в соответствии с настроенными правилами компании.

Кому будет полезен этот МОД

МОД будет полезен клиентам, желающим гибко настраивать процесс оформления суточных для сотрудников в соответствии с правилами компании.

Подключение МОДа

Для подключения МОДа необходимо перейти в раздел “Расширения” и выбрать пункт “Marketplace”:

• Представленный МОД работает совместно с МОДом “Первичный контейнер командировки”, перед началом работы убедитесь, что вышеуказанный МОД подключен для того же Договора:
  
  

• Агентству для заказчика, желающего использовать функционал МОДа, необходимо подключить услугу “Аванс под отчет” в разделе “Договоры” в меню “Услуги и финпрофили”:

Настройка МОДа

Для начала работы с МОДом необходимо перейти в раздел “Расширения” и выбрать пункт “Настройки авансового отчета”:

На выбор будут предоставлены три объекта для редактирования:

• Редактор географии.

• Xml-редактор географии.

• Правила расчета суточных.

• Настройки мода

Редактор географии

• Редактор географии представляет из себя список географических объектов с возможностью создания подчиненных записей, уровней подчинения может быть сколь угодно много.

• Для создания нового географического объекта необходимо нажать на “Создать корневой объект” или же нажать на “Добавить” в строке с уже созданным объектом, чтобы сделать зависимый объект:

Интерфейс создания нового объекта:

• Для создания объекта Необходимо указать следующую информацию по объекту:

1. Название - произвольное название на кириллице, в дальнейшем используется при формировании правил расчета суточных.

2. Название на английском - произвольное название на латинице

3. Связанные объекты - необходимо привязать к добавленному элементу реальный объект (страну, город) или несколько таких объектов. В дальнейшем сопоставление локации командировки и правила для расчета суточных будет производиться именно по этим связанным объектам.

4. Указать внутренний код - произвольное название

5. Широта и Долгота - указываются в формате 53.90000 и 27.56667, пока функционал не используется, резерв.

6. Важное направление - пока функционал не используется, резерв.

• При наведении курсора на один из элементов списка будут отображены дополнительные действия, которые можно провести с созданным объектом:

1. Редактировать

2. Добавить подчиненную запись

3. Удалить

Xml-редактор географии.

В XML-редакторе географии можно добавить любой географический объект и этот объект автоматически будет перенесен в редактор географических объектов:

Редактор может быть использован для копирования и вставки XML с целью более быстрого внесения новых объектов географии с использованием сторонних редакторов XML-разметки, например, Notepad++.

Правила расчета суточных.

В этом разделе создаются, редактируются и удаляются правила расчета суточных:

• Форма для создания нового или редактирования имеющегося правила выглядит следующим образом:

• При добавлении нового правила доступно создание зависимостей величины суточных и допустимых дополнительных расходов от следующих параметров:

1. Структурный код - задается привязка к структурному коду, соответственно правило будет применяться только в том случае, если у персоны, добавленной в командировку имеется указанный структурный код. Для одного правила можно указать только один структурный код. Бюджетный код в этой настройке не привязывается.

2. Плательщик - задается привязка к юридическому лицу-плательщику по заказу. В одном правиле может быть указано только одно юр.лицо.

3. Тип поездки - задается привязка к типам поездок, которые настраиваются с помощью МОДа https://corteos.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/119734380. Для одного правила можно указать только один тип поездки.

4. Направление - задается привязка к объекту из географии МОДа. Для одного правила можно указать только один объект из редактора географии. Соответственно, правило расчета суточных будет применяться ко всем связанным объектам, указанным в редакторе географии для выбираемого объекта географии.

5. Бюджетный справочник со специальным поведением (в нашем примере это справочник с именем “Назначение командировки”) - активация МОДа "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports) добавляет возможность указать специальное поведение "Используется для расчета суточных”для произвольного справочника бюджетных кодов. Наименование такого справочника появится в меню для создания правила расчета суточных, где можно задать зависимость от выбранного кода из такого справочника. Выбор кода происходит в процессе создания заказа на суточные. Для одного правила можно указать только один бюджетный код из справочника со специальным поведением.

6. Мин.дней - минимальное количество дней продолжительности для заказа на суточные. Для указания количества дней необходимо активировать поле для ввода поставив галочку в чекбоксе.

7. Макс.дней - максимальное количество дней продолжительности для заказа на суточные. Для указания количества дней необходимо активировать поле для ввода поставив галочку в чекбоксе.
   Могут использоваться в связке в двух правилах, например:

    

• Не формировать авансовый отчет - при активации этого свитчера при срабатывании такого правила заказ на суточные не будет создаваться.

  Такое правило помечается в списке следующим образом:

   

• Указание величины суточных и доп.расходов.

1. Суточные - Указание величины суточных в сутки - Указывается размер суточных за одни сутки, а также валюта суточных. В момент создания заказа величина суточных будет пересчитана в рубли РФ по курсу ЦБ на день создания заказа. Для указания суммы суточных необходимо активировать поле для ввода поставив галочку в чекбоксе.

2. Доп.расходы - Указание величины допустимых дополнительных расходов в сутки - Указывается размер максимально допустимых доп.расходов за одни сутки, а также валюта. В момент создания заказа величина доп.расходов будет пересчитана в рубли РФ по курсу ЦБ на день создания заказа. Для указания суммы доп.расходов необходимо активировать поле для ввода поставив галочку в чекбоксе.

• Дополнительные настройки:

1. Пользователь может редактировать расчет - активация этого флага позволяет пользователю на шаге расчета аванса корректировать сумму выдаваемых ему суточных в меньшую сторону с обязательным указанием комментария, а также у пользователя появляется возможность заказать сумму на доп.расходы, но не более максимального дневного лимита умноженного на количество дней, также с обязательным указанием цели доп.расходов.

2. Применимо только для выходных дней - активация этого флага применяет текущее правило только для субботы и воскресенья. Правило без активированной опции “Применимо только для выходных дней” распространяется и на будние и на выходные дни.

• Важной настройкой правил является также Приоритетность:
  
  

  Приоритетность важна в тех случаях, когда для условий командировки могут подходить сразу несколько правил расчета суточных. Например может быть общее правило, под которое попадает все, что не имеет собственного правила, но в то же время под такое правило попадают и все имеющиеся правила, поэтому нужно использовать Приоритетность в этом случае. Работает по принципу: чем больше число приоритетности - тем приоритетнее правило и соответственно тем предпочтительнее оно будет в спорной ситуации:

Настройки мода

Доступные опции:

• Создавать авансовый отчет при создании контейнера, в противном случае он будет создаваться перед переводом заказа в чистовик - активация этого флага активирует режим, когда заказ на суточные создается параллельно с процессом создания контейнера командировки ( то есть заказ на Аванс создается автоматически на даты и направление командировки) , если флаг деактивирован, то создание заказа на суточные доступно после добавления с контейнер командировки хотя бы одного заказа с услугами ( авиабилеты, гостиницы, ж.д. и т.п.) . Перед переводом в “Чистовик” система проверяет, чтобы все дни командировки были покрыты заказом или заказами на суточные для всех участников командировки.

• Разрешено менять направление на отличное от установленного в контейнере, при заказе аванса из деталей командировки - при активации этого флага разрешается изменить направление для расчета суточных на отличное от предустановленного направления в соответствии с локацией командировки. Может быть применимо, когда командировка проходит в нескольких локациях, имеющих разные правила расчета суточных.

• Выбирать компанию-плательщика при заказе аванса - активация этого флага добавляет возможность выбирать плательщика для заказа суточных по аналогии с выбором плательщика для заказа других тур.услуг.

Работа c МОДом

В зависимости от выбранных настроек МОДа заказ суточных может происходить либо параллельно с созданием контейнера командировки, либо добавляться как отдельная услуга уже после добавления всех остальных услуг в командировку.

Параметры расчета аванса при заказе суточных параллельно с созданием контейнера:

Направление для расчета аванса определяется автоматически исходя из выбора направления “Куда”

В момент установки параметров расчета предоставляется возможность изменить даты поездки, а также указать личные дни - за такие дни суточные начислены не будут. Если используется справочник бюджетных кодов со специальным поведением "Используется для расчета суточных”, то на этом шаге предполагается выбрать значение нужного кода. Также на этом шаге указывается плательщик по заказу, если активирован соответствующий флаг в настройках:

На этом шаге для определения выходных и рабочих дней используется информация, отраженная в настройках функционала https://corteos.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/402161696

Указание размера суточных и расчет аванса

• Максимальный размер суточных и доп.расходов напрямую зависит от подходящего правила расчета суточных и доп.расходов;

• При отклонении значений суточных в меньшую сторону необходимо указать комментарий;

• При отклонении значений суточных в большую сторону кнопка “Продолжить” будет недоступна, так как указанные величины суточных и доп. расходов не соответствуют условиям из схем расчета аванса.

• Для запроса дополнительных расходов необходимо указать требуемую суммы в пределах допустимой суммы и обязательно указать цель расходования этих средств.

После нажатия на кнопку “Продолжить” будет создан заказ с типом “Аванс под отчет” в статусе “Выполнен”.

Параметры расчета аванса при заказе суточных перед финализацией командировки:

Первичное направление для расчета аванса также определяется автоматически исходя из выбора направления “Куда” в момент создания контейнера:

После добавления всех необходимых услуг в командировку, доступна кнопка “Рассчитать аванс”, нажатие на которую инициирует появление интерфейса для заказа суточных и расчета аванса:

в этом случае система определяет фактические временные рамки командировки, которые могут отличаться от первоначально заданных при создании контейнера командировки, и предлагает создать заказ суточных исходя из этих фактических временных рамок для каждого участника командировки:

На представленной форме:

• Выбирается сотрудник, для которого производится расчет аванса (суточных),

• Направление (если активирована настройка Разрешено менять направление на отличное от установленного в контейнере, при заказе аванса из деталей командировки)

• Даты для заказа суточных. Есть возможность создавать заказа на один день - для этого нужно указать интервал дат с началом и окончанием в один день.

Далее процесс совпадает с расчетом аванса при заказе суточных параллельно с созданием контейнера - открывается форма выбора даты личных дней и выбора кода из справочника со спецповедением (если применимо), а также выбор плательщика (если применимо).

Дорасчет суточных на недостающие дни:

Оформление суточных для двух разных городов

Если имеется командировка, в которой предполагается посещение двух и более локаций с разным порядком расчета суточных, то при расчете суточных необходимо создавать несколько заказов с типом “аванс под отчет” в соответствии с датами командировки в каждой из локаций. Например, у нас есть командировка из Москвы в Санкт-Петербург 15-17.03, а потом в Хельсинки 18-19.03. Таким образом делается расчет аванса на дни с 15 по 17 для Санкт-Петербурга:

После добавления такого заказа в командировке продолжает быть доступной кнопка “Рассчитать аванс”, так как не все дни командировки покрыты суточными. Нажимая ее попадаем снова в меню расчета суточных, где система показывает уже созданные заказы на аванс (суточные) и тут есть возможность указать вручную другую локацию для расчета суточных и соответствующие даты:

У нас НеРоссия (Финляндия) и даты 18-19.03. Расчет для НеРОссии:

Отображение в авансовом отчете

С помощью мода https://corteos.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/127762889 можно настроить формирование различных документов в том числе и авансового отчета, в котором будут отображаться суммы Суточных и Доп.расходов:

Пример заполненного Авансового отчета с Авансом (суточными):