Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 42 Current »

Этот МОД позволяет автоматически формировать командировочные документы в формате DOCX и PDF. С помощью МОДа можно добавить и настроить любые документы, которые требуются для отчётности по поездке для организации.

Кому будет полезен этот МОД

Это клиентский МОД. Он доступен для подключения и использования только клиентам.

Он будет полезен клиентам, желающим формировать командировочные документы для ведения отчетности по поездкам.

Подключение МОДа

Для подключения МОДа необходимо перейти в раздел “Расширения” и выбрать раздел “Marketplace

Настройка МОДа

Для настройки надо пройти в меню "Настройки –> Командировочные документы": 

На странице будет доступен функционал добавления командировочных документов для каждого юридического лица в вашей компании или отразятся все шаблоны командировочных документов вашей компании, если они были добавлены ранее: 

Создание/редактирование шаблона командировочных документов

Для создания нового шаблона нужно нажать на «Добавить» в правом верхнем углу:

Откроется страница создания нового шаблона: 

Здесь следует:

  • указать название шаблона на русском языке и латиницей;

  • выбрать организацию, для которой будет применятся создаваемый шаблон;

  • загрузить свой шаблон документа или скачать нейтральный шаблон для его редактирования и дальнейшей загрузки: 

  • Выбрать, в каком формате будут выгружаться документы (по умолчанию - DOCX; если требуется формат PDF - следует поставить чекбокс):

  • Можно настроить зависимость показа сформированного командировочного документа в зависимости от наличия в командировке Структурного или Бюджетного кода или их комбинации.

Внимание! Зависимость документа от кодов работает как логическое И, не как логическое ИЛИ. Иными словами - система будет ожидать в командировке наличие всех кодов, указанных в настройке, как условия для формирования документа.

  • Можно настроить прикрепление сформированного документа в письма с указанными темами. Необходимо написать фразу, содержащуюся в заголовке целевого письма.

    в приведенном примере документ “Приказ” будет добавляться во все письма с заголовком, содержащим фразу “запрошена авторизация” - т.е. во все запросы на авторизацию, получаемые авторизующими лицами.

  • Можно настроить доступность документа для определенных статусов командировок.

В приведенном примере документ “Авансовый отчет” будет сформирован только в командировках со статусом: Идет авторизация, Чистовик, На исполнении и Завершена.

Редактирование загружаемого шаблона

ВНИМАНИЕ: для правки шаблона документа в офисном редакторе (чаще всего это Microsoft Office Word) должна быть активна вкладка "РАЗРАБОТЧИК".

Вкладка включается в меню Microsoft Office Word "Файл - Параметры" - пункт "Настроить ленту", "Основные вкладки", поставить галочку "Разработчик": 

При добавлении тега из собственных справочников (не предопределенных) перед тегом добавляется без пробелов:

  • SimpleCode - для кодов с привязкой к заказу;

  • ComplexCode - для кодов с привязкой к командировке.

Для редактирования шаблона необходимо открыть скачанный документ в Word, перейти на вкладку "РАЗРАБОТЧИК" и включить режим конструктора: 

  1. Выделим нужную область, в которую будут подставляться значения из командировки, а также структурные и бюджетные коды, которые будут заполнять пользователи в командировке;

  2. Далее нажимаем на первую иконку "Aa" (делая тем самым метку, что это будет элемент управления "Форматированный текст");

  3. Нажимаем на кнопку "Свойства". Откроется диалоговое окно, где нужно заполнить:

  4. название элемента и тег одинаковыми данными.

  5. Нажимаем «ОК».

ВАЖНО!!!

Название элемента и тег всегда указываются латиницей и без пробелов.

Для кодов тег должен соответствовать справочнику кода!

Если вы самостоятельно создаете документ, а не используете шаблон "Нейтральный" - можно добавить таблицы с предопределёнными тегами (список тегов - в конце статьи).

Для этого необходимо выделить всю таблицу и указать тег для неё, а после задать теги в каждом столбце. В таблице, как и по всему документу, можно указывать не только предопределённые теги, но и теги, соответствующие названиям бюджетных и структурных справочников:

Мы создали метку (теги) в документе, вместо которых будут подставляться данные из командировки.

После того, как все теги расставлены, сохраняем документ и загружаем в редактируемый шаблон в административном интерфейсе. Нажимаем "Сохранить" ниже: 

На этом настройка завершается.

Работа с МОДом

Скачивание командировочных документов

После того, как командировка будет авторизована (если у агента включена авторизация) и перейдет в статус "Чистовик" или "К исполнению", на странице командировки появится блок для скачивания командировочных документов для каждого пассажира: 

По щелчку на ссылку с названием шаблона можно скачать заполненный шаблон командировочных документов.

Предопределенные теги

Для некоторых предопределенных тегов при необходимости использования необходимо создать справочник (с идентичным названием, как в списке) в системе с нужным набором кодов. В списке они отмечены как «Берётся из справочника кодов».
То есть, если необходимо, чтобы в документ попадала, например, должность пассажира - создается справочник с названием “Job”:

Теги для справочника “Коды”:

  • Department – департамент пассажира (берётся из справочника кодов);

  • Job – должность пассажира (берётся из справочника кодов);

  • Reason – причина командировки (берётся из справочника кодов).

Если же у Вас есть аналогичный собственный справочник со своим вариантом названия справочника (например, “Должность”) – можно использовать его с добавлением префикса “SimpleCode”.

Теги для “Командировки”:

  • Organization – организация-плательщик;

  • DateStart – дата начала командировки в формате dd.mm.yyyy;

  • DayStart – день начала командировки в формате dd;

  • MonthStart – месяц начала командировки в формате mm;

  • MonthStringStart – месяц начала командировки строкой (например, январь, февраль, … );

  • YearStart – год начала командировки в формате yy;

  • DateStartWithoutPersonalDays – дата начала командировки минус личные дни (если выпадает на начало командировки). Формат dd.mm.yyyy. Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

  • StartDatesWeekends – перечисление выходных дней в начале командировки (если попадают) Формат dd.mm.yyyy через запятую. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

  • Date – дата окончания командировки в формате dd.mm.yyyy;

  • Day – день окончания командировки в формате dd;

  • Month месяц окончания командировки в формате mm;

  • MonthString – месяц окончания командировки строкой (например, январь, февраль, … );

  • Year – год окончания командировки в формате yy;

  • DateEndWithoutPersonalDays – дата окончания командировки минус личные дни (если выпадает на конец командировки). Формат dd.mm.yyyy. Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

  • FinishDatesWeekends – перечисление выходных дней в конце командировки (если попадают) Формат dd.mm.yyyy через запятую. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

  • DateIssue – минус один рабочий день до начала командировки. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

  • DateFinish – дата окончания командировки +1 рабочий день. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

  • DateFinishThreeDays – дата окончания командировки +3 рабочих дня. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

  • TotalDay – количество дней командировки (число);

  • TotalDayWithoutPersonalDays – количество дней в командировке минус личные дни (целое число). Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

  • Location – место назначения;

  • Fio – фамилия пассажира с инициалами;

  • FullName – фамилия, имя, отчество (при его наличии) пассажира полностью;

  • FullNameOwner – фамилия, имя, отчество (при его наличии) инициатора командировки

  • TotalPrice – стоимость командировки;

  • TransportPrice – стоимость всех транспортных (авиа, жд, аэроэкспресс, трансферы) услуг в командировке

  • HotelPrice – стоимость всех гостиничных услуг в командировке

  • TotalPriceAdvance – стоимость командировки (используется в таблице AdvanceTable);

  • TotalPriceAdvanceExpense – стоимость авансового отчета на момент старта командировки

  • TotalExtraAdvance - стоимость авансового отчета для таблицы ExtraAdvanceTable

  • CustomTotal – сумма TransportPrice и TotalPriceAdvanceExpense

  • PlusDifference – остаток, положительная разница между TotalPriceAdvance и TotalPriceAdvanceExpense

  • MinusDifference – перерасход, отрицательная разница между TotalPriceAdvance и TotalPriceAdvanceExpense

  • TotalPriceString – стоимость командировки строкой (Двести тридцать рублей 00 копеек);

  • RubNumber – стоимость, только рубли;

  • KopNumber – стоимость, только копейки;

  • CreationDate – дата создания командировки;

  • DateNow – сегодняшняя дата;

  • DocNumber – документ (паспорт) пакса;

  • id_ComplexReserve – номер командировки;

  • PassengerOrderNumber – Номер командировки с префиксом по пассажиру. Если в командировке один пассажир, то номер будет номер вида 123456789-1, если два пассажира, то у второго номер будет 123456789-2 и т.д.

  • Name – имя командировки;

  • ModBtripAdvanceReports_PersonalDays — персональные дни в рамках контейнера командировки (заполняется, если активирован МОД "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports) и выбраны личные дни).

  • ModComplexReserveContainer_Weekends — выходные дни (суббота и воскресенье) в рамках контейнера командировки (заполняется, если активирован МОД "Первичный контейнер командировки” (ModComplexReserveContainer)).

Заполняется, если активирован МОД "Первичный контейнер командировки” (ModComplexReserveContainer)):

  • ModComplexReserveContainer_Location – место назначения для расчета аванса;

  • ModComplexReserveContainer_DayStart – день начала командировки в формате dd;

  • ModComplexReserveContainer_MonthStart– месяц начала командировки в формате mm;

  • ModComplexReserveContainer_MonthStringStart – месяц начала командировки строкой (например, январь, февраль, … );

  • ModComplexReserveContainer_YearStart – год начала командировки в формате yy;

  • ModComplexReserveContainer_Day – день окончания командировки в формате dd;

  • ModComplexReserveContainer_Month – месяц окончания командировки в формате mm;

  • ModComplexReserveContainer_MonthString – месяц окончания командировки строкой (например, январь, февраль, … );

  • ModComplexReserveContainer_Year – год окончания командировки в формате yy (заполняется, если активирован.

Таблицы для командировочных документов

AdvanceTable – таблица документа “Авансовый отчёт”:

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы.

  • Num – номер по порядку;

  • DateStartAdvance – начало заказа;

  • LocatorOrTicketNumber – бронь или номер билета;

  • DocRoute – маршрут (заголовок заказа);

  • PriceAdvance – стоимость заказа.

В шаблоне внутри таблицы AdvanceTable необходимо использовать перед именем кода приставку "AdvanceTableSimpleCode+имя кода" (при использовании кода из своих справочников)

ExtraAdvanceTable – таблица документа “Авансовый отчёт”, не содержит заказ гостиниц, штрафы за возврат, и трансферы

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • NumGeneral – номер строки;

  • DateComplete – дата выполнения заказа;

  • Price – стоимость;

  • LocatorOrTicketNumber – локатор или подтверждающий заказ;

  • DocRoute – заголовок заказа

AdvanceExpenseTable - таблица документа “Авансовый отчёт” с группировкой расходов

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • Num – номер строки;

  • Type – тип расхода;

  • Comment – комментарий;

  • Count – количеcтво;

  • Price – стоимость;

  • Number – номер документа.

ServiceAssignment – таблица документа “Служебное задание”:

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • CodeDepartmentService – департамент пассажира (берётся из справочника кодов);

  • JobService – должность пассажира (берётся из справочника кодов);

  • LocationService – место назначения (страна, город);

  • OrganizationService – организация назначения;

  • DateStartService – дата начала командировки;

  • DateEndService – дата окончания командировки;

  • TotalDayService – всего дней в командировке (число);

  • TotalDayService2 – дней в командировке, не считая времени в пути (число);

  • OrganizationPayer – организация-плательщик;

  • CodeReasonService – основание для командировки – (берётся из справочника кодов).

TransportTable – таблица для услуг “Авиа” и “ЖД”:

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • Num – номер строки;

  • DateStartAdvance – дата начала поездки;

  • TimeStartAdvance – время начала поездки;

  • DateEndAdvance – дата завершения поездки;

  • TimeEndAdvance – время завершения поездки;

  • PlaceStartAdvance – место начала поездки;

  • PlaceEndAdvance – место завершения поездки;

  • LocatorOrTicketNumber – номер билета или брони;

  • DocRoute – наименование заказа;

  • ServiceClass – класс обслуживания;

  • PriceAdvance – цена на одного пассажира;

  • SimpleCode{ReserveCode} – коды всех кодов заказа, где ReserveCode – конкретный код.

В шаблоне внутри таблицы TransportTable необходимо использовать перед именем кода приставку "TransportTableSimpleCode+имя кода" (при использовании кода из своих справочников)

TransportRouteTable - таблица направления командировки (маршрута) для услуг “Авиа”, “ЖД”, “Аэроэкспресс“, “Трансферы“

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • Direction – направление, может быть «В командировку» и «Из командировки»;

  • Num – номер относительно маршрута;

  • NumGeneral – номер строки;

  • AirportStartAdvance – аэропорт отправления;

  • AirportEndAdvance - аэропорт прибытия;

  • Type - тип заказа;

  • RoutePriceAdvance - стоимость на одного пассажира для каждого направления.

Все остальные теги этой таблицы, TransportRouteTable, аналогичны предыдущей TransportTable за исключением того, что в TransportRouteTable нет тегов кодов заказа. В TransportRouteTable каждый заказ, если в нем больше одного сегмента поездки, разбивается на 2 строчки – В и ИЗ командировки.

HotelTable

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • Type - тип заказа;

  • Nights - ночи;

  • PriceNights - стоимость за ночь;

  • HotelName - название отеля;

  • HotelCity - город отеля;

  • CheckInTime - время заезда (Release 30.03.2021);

  • CheckOutTime - время выезда (Release 30.03.2021);

Все остальные теги этой таблицы, HotelTable полностью аналогичны тегам TransportTable.

ModTripPlan_TripPlan - таблица для событий плана командировок:

Таблица заполняется, если активирован МОД "План командировки" (ModTripPlan)

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • EventStartDate – дата и время начала события командировки;

  • EventEndDate – дата и время окончания события командировки;

  • Name – имя события командировки;

  • Description – описание события командировки;

  • HotelName – название отеля. Формат: Отель в г. (город) (название отеля);

  • DepartureTransport – отправление. Форматы:

    • Самолет (авиакомпания) (рейс) отправление в (дата вылета и время);

    • Поезд № (номер поезда) отправление в (дата и местное время).

  • ReturnTransport – обратный рейс. Форматы:

    • Самолет (авиакомпания) (рейс) отправление в (дата вылета и время);

    • Поезд № (Номер поезда) отправление в (дата и местное время).

ComplexAuthTable - таблица для мода Авторизация командировок

Таблица заполняется, если активирован МОД "Авторизация командировок" (ModComplexAuth)

Теги в документе ставятся на каждой строчке таблицы

  • LevelAuth – уровень авторизации

  • RequiredSignerFullName – ФИО авторизующего лица

  • RequiredSignerEmail – почта авторизующего лица

  • AuthorizationStart – время и дата запуска авторизации

  • AuthorizationTimeLimit – таймлимит авторизации

  • AuthorizationTime – время и дата авторизации

  • CommentAuth – комментарий

Замена тегов командировочных документов

Чтобы заменить стандартные теги на конкретные значения в зависимости от кодов, необходимо перейти в настройку “Замена тегов командировочных документов“

Добавить необходимую настройку, выбрав необходимый тег, значение и зависимость от кода

Если командировка содержит указанные коды, то значение тега заменится из настроек, если нет - применится стандартное значение

  • No labels